Co do zasady operator jest obowiązany do zapewnienia dostępu do zarządzanego przez siebie obiektu infrastruktury usługowej na wniosek przewoźnika kolejowego. Operator jest zobowiązany podjąć wszelkie możliwe działania, by każdorazowo udzielić dostępu do zarządzanego przez siebie obiektu. Istnieją przesłanki, na podstawie których można odmówić dostępu do obiektu infrastruktury kolejowej i świadczonych tam usług wnioskującym przewoźnikom kolejowym:
- gdy operator wykaże, że przewoźnik może skorzystać z usługi na porównywalnych ekonomicznie warunkach w innym udostępnionym obiekcie – chyba, że przewoźnik poinformuje operatora o uzyskanej już decyzji odmownej od operatora wskazanego alternatywnego obiektu;
- gdy pozytywne rozpatrzenie wniosku będzie wiązało się z poniesieniem przez operatora nakładów, których zgodnie z zapisami ustawy nie jest zobowiązany ponosić;
- gdy z powodu braku wystarczającej przepustowości pozytywne rozpatrzenie wniosku uniemożliwi operatorowi realizację własnych potrzeb lub wykonanie zobowiązań wynikających z uprzednio zawartych umów z innymi przewoźnikami.
O odmowie operator informuje wnioskującego na piśmie wskazując powód odmowy.