W doktrynie postępowania administracyjnego oraz w orzecznictwie sądowym przyjęty został podział aktów administracyjnych na akty osobowe i rzeczowe. Administracyjny akt osobowy ma na celu ukształtowanie sytuacji prawnej określonej osoby w oderwaniu od elementów rzeczowych. Chodzi tutaj o ukształtowanie takim aktem uprawnień (obowiązków)o charakterze ściśle osobistym. Charakter osobisty mają te prawa lub obowiązki administracyjne, które są związane z posiadaniem przez podmiot cech szczególnych, w tym – szczególnych kwalifikacji lub umiejętności. Związane są one ściśle z bytem adresata aktu. Administracyjny akt rzeczowy jest to akt regulujący prawa i obowiązki niemające charakteru podmiotowego czy też osobistego. Regulują one sytuację prawną każdoczesnego podmiotu pozostającego w określonym stosunku prawnym do danej rzeczy (K. Ziemski [w:] R. Hauser, Z. Niewiadomski, A. Wróbel, System prawa administracyjnego, t. V, Warszawa 2013,s. 195). Przejście natomiast rzeczy w gestię innego podmiotu niż adresat aktu nie czyni bezprzedmiotowym samego aktu. Różnica między aktami osobowymi a rzeczowymi sprowadza się zatem do natury adresatów aktów administracyjnych. Osobowe akty administracyjne regulują bezpośrednio zachowanie lub pozycję prawną osoby. Akty administracyjne rzeczowe obejmują pojedyncze regulacje, które odnoszą się do publiczno-prawnej sytuacji przedmiotu (F.J. Peine, Allgemeines Verwaltungsrecht, C. F. Müller, Heidelberg 2006, s. 110.).
Zwrócić należy również uwagę na pogląd przedstawiony przez Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok z 19 marca 2019 r., sygn. akt II GSK 227/17) oraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (wyroki z 25 kwietnia 2016 r., sygn. akt VI SA/Wa 2728/15 oraz z 17 października 2018 r., sygn. akt VI SA/Wa 1248/18), że publiczne prawa i obowiązki ukształtowane w drodze aktu administracyjnego mają, co do zasady, charakter osobisty. Pozostają one trwale związane z tą osobą, dla której zostały ustanowione, są nieprzenoszalne i gasną wraz ze śmiercią ich adresata i nie ma co do nich następstwa prawnego. Z natury aktu administracyjnego, wspartego uregulowaniem ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeksu postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 z późn. zm), takie przejście uprawnień jest niedopuszczalne, albowiem prawomocny akt administracyjny wiąże tak długo, jak długo któryś z elementów decydujących o identyczności konkretyzowanego aktem stosunku prawnego nie ulegnie modyfikacji. Istotą aktu administracyjnego jest bowiem jednostronne określenie przez kompetentny organ administracyjny praw i obowiązków zindywidualizowanego adresata w konkretnej sytuacji i na podstawie konkretnego stanu prawnego. Nie ulega wątpliwości, że dysponentem aktu administracyjnego jest tylko administracja. Nie można więc przenieść praw i obowiązków zawartych w aktach administracyjnych bez udziału organu, który akt wydał, albowiem w prawie administracyjnym nie obowiązuje zasada ogólnego następstwa prawnego.
Prezes Urzędu Transportu Kolejowego wydając decyzję przyznającą uprawnienie, tj. certyfikaty bezpieczeństwa, certyfikaty ECM, dobrowolne certyfikaty, autoryzacje lub świadectwa bezpieczeństwa, ocenia elementy organizacyjne przedsiębiorcy, przyjęte systemy zarządzania, kompetencje pracowników lub rozwiązania organizacyjne. Pozytywna ocena tych elementów skutkuje wydaniem decyzji przyznającej uprawnienie. Decyzje są wydawane każdorazowo na rzecz indywidualnie oznaczonego podmiotu i są ściśle związane z charakterem (strukturą organizacyjną, zasobami, kompetencjami personelu, dokumentacją, strukturą podejmowania decyzji) przedsiębiorstwa. W związku z powyższym w przypadku łączenia lub podziału spółek gdzie spółka przejmowana albo spółki łączące się lub spółka dzielona ulegają rozwiązaniu, a nowo utworzony podmiot nie zachowuje tożsamości podmiotowej spółki dzielonej, czy ulegającej połączeniu zmianie ulega stan faktyczny i prawny dotyczący wewnętrznych procedur odnoszących się do szeroko pojmowanego bezpieczeństwa. Oznacza to, że uprawnienia tj. certyfikaty bezpieczeństwa czy świadectwa bezpieczeństwa nie przechodzą na nowo utworzony podmiot i jest on zobowiązany do złożenia wniosku o wydanie nowego uprawnienia.
Podobnie sytuacja przedstawia się w przypadku zmiany formy prawnej przedsiębiorcy, która następuje w drodze przekształcenia. Zgodnie z art. 551 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2019 r. poz. 505 z późn. zm.), zwanej dalej „k.s.h.”: Spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna (spółka przekształcana) może być przekształcona w inną spółkę handlową (spółkę przekształconą). Na podstawie art. 553 § 1 k.s.h. spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej. Ponadto zauważyć należy, że spółka przekształcona pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane spółce przed jej przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej (art. 553 § 2 k.s.h.).
Z kolei w myśl art. 45 ust. 5 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jednolity: Dz. U. z 2018r. poz. 986 z późn. zm.), jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, w przypadku przekształcenia, łączenia lub podziału podmiotu skutkującego jego likwidacją, wykreślenie podmiotu oraz wpis informacji, o których mowa w art. 44 ust. 1 pkt 4, następuje z urzędu. Sąd rejestrowy wpisujący skutki przekształcenia, łączenia lub podziału zawiadamia o tym sąd rejestrowy właściwy dla podmiotu podlegającego przekształceniom, przesyłając odpisy odpowiednich postanowień o wpisie do Rejestru. Należy zatem wysnuć wniosek, że skoro przekształcenie spółki powoduje wykreślenie jej z Krajowego Rejestru Sądowego, czyli de facto wymusza dokonanie nowego wpisu podmiotu przekształconego, to oznacza to, że jest to nowy podmiot.
Reasumując powyższe w przypadku przekształcenia spółki, połączenia spółek, podziału spółki i przeniesienia przedsiębiorstwa - uprawnienia tj. certyfikaty bezpieczeństwa, certyfikaty ECM, dobrowolne certyfikaty, autoryzacje lub świadectwa bezpieczeństwa nie przechodzą na nowo utworzony podmiot i jest on zobowiązany do złożenia wniosku o wydanie nowego uprawnienia.