Przewoźnicy kolejowi nie mogą zapominać o konieczności aktualizacji dokumentacji systemów zarządzania bezpieczeństwem, w tym również instrukcji wewnętrznych, w zakresie dotyczącym zarządzania kompetencjami personelu. Związane jest to ze zmianami w sposobie egzaminowania kandydatów na maszynistów oraz monitorowania kompetencji maszynistów i prowadzących pojazdy kolejowe, które weszły w życie 1 stycznia 2023 r. Najważniejsze zmiany jakie zaszły w przepisach dotyczą m.in.:
- rozdzielenia szkoleń od egzaminowania kandydatów na maszynistów w celu uzyskania licencji i pierwszego świadectwa maszynisty;
- zmiany zakresu kompetencji Prezesa UTK, który zobowiązany jest do przeprowadzenia egzaminu na licencję maszynisty i pierwsze świadectwo;
- zmiany zakresu kompetencji ośrodków szkolenia;
- wprowadzenia systemu monitorowania maszynistów w zakresie ich kompetencji, w tym prowadzenia krajowego rejestru maszynistów.
Zgodnie z wymaganiami dla systemów zarządzania bezpieczeństwem organizacja musi wskazać i utrzymywać aktualne wymogi prawne i inne wymogi związane z bezpieczeństwem pochodzące od zainteresowanych stron, jak np. organów regulacyjnych