Dane o wymianie pasażerskiej zostały zebrane na podstawie sprawozdań przewoźników kolejowych. W przypadku danych źródłowych pochodzą one z systemów sprzedaży biletów, danych szacunkowych uzyskanych w oparciu o badania ankietowe dotyczące podróży oraz przypisania pasażerów do wybranych stacji na podstawie udziałów biletów relacyjnych.
Tylko w niewielkim stopniu dane o wymianie pasażerskiej pochodzą z liczników pasażerów. Pomimo ich posiadania w coraz większej liczbie pojazdów przewoźników pasażerskich - (w 100% w pojazdach Łódzkiej Kolei Aglomeracyjnej sp. z o.o. oraz warszawskiej SKM sp. z o.o.) nie pozwalają one na określenie całkowitej wymiany pasażerskiej i są najczęściej traktowane pomocniczo. Dodatkowo stosowanie biletów sieciowych, ofert regionalnych - np. Wspólny Bilet Świętokrzyski, strefowych czy podróżowanie na podstawie biletów komunikacji miejskiej (np. wspólny bilet ZTM - WKD - KM, oferty komunikacji miejskiej i przewoźnika Przewozy Regionalne (POLREGIO) m.in. w Rzeszowie czy Białymstoku) - powoduje coraz większy udział w wymianie pasażerskiej podróżujących na podstawie biletów nierelacyjnych oraz przypisanie pasażerów z innych stacji do stacji granicznej w danej ofercie regionalnej.
Poniżej prezentujemy podstawowe informacje w zakresie metody przedstawiania danych o wymianie pasażerskiej. Dodatkowo po raz pierwszy prezentowane dane zawierają informację o współrzędnych stacji - szerokość i długość geograficzną, województwo w którym znajduje się dana stacja, a także informacje o liniach kolejowych przebiegających przez daną stację kolejową.
- przekazano dane dla stacji usytuowanych na całej sieci kolejowej w Polsce, nie uwzględnieni są pasażerowie wsiadający lub wysiadający po za granicami kraju, jednakże w niektórych wypadkach pasażerowie zostali przypisani do stacji granicznych;
- w przypadku stacji o średniej dobowej wymianie pasażerskiej powyżej 1000 podróżnych, na których zatrzymywały się pociągi więcej niż jednego przewoźnika – przekazano dane ogólne (zaokrąglone do 100, np. „10 800”);
- w przypadku stacji o średniej dobowej wymianie pasażerskiej powyżej 1000 podróżnych, na których zatrzymywały się pociągi jednego przewoźnika lub udział jednego przewoźnika był bliski 100% – przekazano dane ogólne w odpowiednich przedziałach, których interwał wzrasta wraz z liczbą pasażerów odnotowaną na danej stacji;
- w przypadku stacji o średniej dobowej wymianie pasażerskiej poniżej 1000 podróżnych – przekazano dane ogólne w przedziałach (700 – 999, 500 – 699, 300 – 499, 200 – 299, 150 – 199, 100 – 149, 50 – 99, 20 – 49, 10 – 19, 0 – 9);
- dane o wymianie pasażerskiej pochodzą z systemów przewoźników takich jak systemy sprzedaży biletów czy inne metody umożliwiające stwierdzenie zbliżonej wartości pasażerów na danej stacji. W podanych wartościach ujęte zostały wszystkie rodzaje biletów, w tym bilety sieciowe nierelacyjne i sieciowe, jak również przejazdy wykonywane na podstawie uprawnień związanych z wykorzystywaniem ofert komunikacji miejskiej takich jak bilety metropolitalne, wspólny bilet WKD-KM-SKM;
- dane o przejazdach na podstawie wcześniej wymienionych biletów i uprawnień zostały przyporządkowane przez przewoźników zgodnie z wiedzą w tym zakresie i możliwościami weryfikacji. Jednakże w przypadku części danych przewoźnicy nie dokonali całkowitego przypisania liczby pasażerów. Różnica między wartością liczby pasażerów przekazywaną w pozostałych drukach sprawozdawczych została zindeksowana przez wskaźnik udziału stacji w liczbie pasażerów do której pasażerowie zostali przypisani zgodnie z wiedzą przewoźnika;
- w przypadku PKP SKM w Trójmieście sp. z o.o. oraz Warszawskiej Kolei Dojazdowej sp. z o.o. dane stanowią podwojenie wartości wsiadających na wybranej stacji. Przewoźnicy nie byli w stanie wskazać stacji wysiadania;
- dane przekazane przez Warszawską Kolej Dojazdową sp. z o.o. nie obejmowały również liczby pasażerów podróżujących na podstawie wspólnej oferty Zarządu Transportu Miejskiego. W odniesieniu do tej wartości wartość liczby wsiadających i wysiadających na podstawie tego rodzaju uprawnień została zindeksowana na podstawie udziałów biletów relacyjnych z uwzględnieniem wartości;
- przekazywane dane nie zawierają liczby pasażerów wsiadających wysiadających na stacjach znajdujących się poza terytorium Polski. W zakresie przewozów międzynarodowych uwzględnione zostały w niektórych przypadkach stacje graniczne;
- w stosunku do wcześniej prezentowanych danych oddzielnie uwzględniono dane dla stacji Warszawskiej Kolei Dojazdowej sp. z o.o. Dotychczas były one wliczane w niektórych wypadkach do sąsiadujących stacji Warszawa Ochota, Warszawa Zachodnia i Warszawa Aleje Jerozolimskie;
- w niektórych przypadkach w związku z konstrukcją systemu sprzedaży biletów przewoźników kolejowych istnieje prawdopodobieństwo przypisania bardzo niewielkiej liczby pasażerów do stacji wyłączonych z eksploatacji lub będących stacjami zastępczymi.