Zarządca infrastruktury kolejowej to podmiot odpowiedzialny za zarządzanie infrastrukturą kolejową albo, w przypadku budowy nowej infrastruktury, podmiot, który przystąpił do jej budowy w charakterze inwestora; zadania zarządcy infrastruktury mogą wykonywać różne podmioty.
Zarządca, który udostępnia infrastrukturę kolejową, z wyjątkiem zarządcy, który udostępnia wyłącznie infrastrukturę kolejową stanowiącą element obiektu infrastruktury usługowej, nie jest uprawniony do wykonywania przewozów kolejowych, z wyjątkiem wykonywania przewozów technologicznych dla własnych potrzeb.
Jest jednak grupa zarządców prowadzących oba rodzaje działalności. Są to przedsiębiorcy, łączący funkcję zarządcy i przewoźnika kolejowego poprzez zarządzanie infrastrukturą kolejową i wykonywanie wyłącznie miejskich, podmiejskich lub regionalnych przewozów kolejowych na sieciach kolejowych lub liniach kolejowych:
1) wydzielonych, o zasięgu lokalnym lub regionalnym, lub
2) przeznaczonych wyłącznie do wykonywania miejskich lub podmiejskich przewozów kolejowych.
Z takich włączeń obecnie korzystają zarządcy:
- PKP Szybka Kolej Miejska Sp. z o.o. - zarządca jednocześnie ma obowiązek udostępniania infrastruktury licencjonowanym przewoźnikom kolejowym;
- PKP Linia Hutnicza Szerokotorowa Sp. z o.o. – zarządca nie udostępnia infrastruktury przewoźnikom kolejowym;
- Warszawska Kolej Dojazdowa Sp. z o.o. - zarządca nie udostępnia infrastruktury przewoźnikom kolejowym.
Funkcje zarządcy i przewoźnika kolejowego mogą ponadto łączyć koleje wąskotorowe.
Zarządcy infrastruktury kolejowej o szerokości torów 1435 mm zobowiązani są do udostępniania infrastruktury przewoźnikom kolejowym na zasadach równego ich traktowania.
Przepisów ustawy o transporcie kolejowym w zakresie obowiązku udostępniania infrastruktury kolejowej (art. 29-35 ustawy o transporcie kolejowym) nie stosuje się do:
- infrastruktury kolejowej przeznaczonej wyłącznie do przewozów osób wykonywanych przez przewoźnika kolejowego, który równocześnie zarządza tą infrastrukturą bez udostępniania jej innym przewoźnikom;
- infrastruktury prywatnej kolejowej tj. wykorzystywanej wyłącznie do realizacji własnych potrzeb jej właściciela lub jej zarządcy, innej niż przewóz osób;
- kolejowego transportu wewnątrzzakładowego.
Zarządca może podjąć decyzję o niestosowaniu przepisów dotyczących udostępniania infrastruktury kolejowej, w przypadku gdy:
- sieć kolejowa jest przeznaczona wyłącznie do prowadzenia przewozów wojewódzkich i lokalnych;
- infrastruktura kolejowa stanowi element obiektu infrastruktury usługowej;
- infrastruktura kolejowa została uznana za lokalną infrastrukturę kolejową, która nie ma żadnego strategicznego znaczenia dla funkcjonowania rynku kolejowego w decyzji wydanej przez Komisję Europejską.
Komisja Europejska 6 lipca 2016 r. wydała decyzję wykonawczą w sprawie strategicznego znaczenia infrastruktury kolejowej zgodnie z art. 2 ust. 4 dyrektywy 2012/34/UE w sprawie utworzenia jednolitego obszaru kolejowego. W decyzji Komisja Europejska określiła zarządców i infrastrukturę, którą można uznać za niemającą strategicznego znaczenia dla funkcjonowania rynku kolejowego.
Zarządca powinien niezwłocznie poinformować o podjętej decyzji Prezesa UTK.
Jeśli zarządca dróg kolejowych:
- kolei wąskotorowych,
- funkcjonalnie oddzielonych od reszty systemu kolei:
- przeznaczonych do prowadzenia przewozów wojewódzkich lub lokalnych, lub
- wpisanych do rejestru zabytków lub do inwentarza muzealiów,
- eksploatowanych wyłącznie w celach wykonywania przewozów rekreacyjno-wypoczynkowych i okolicznościowych,
- stanowiących infrastrukturę prywatną,
- posiadających status bocznicy kolejowej;
podejmie decyzje o stosowaniu przepisów rozdziału 6 ustawy o transporcie kolejowym niezwłocznie informuje o tym Prezesa UTK.
Dokumentem uprawniającym zarządcę do zarządzania infrastrukturą kolejową jest autoryzacja bezpieczeństwa lub świadectwo bezpieczeństwa.