Certyfikat bezpieczeństwa jest dokumentem potwierdzającym ustanowienie przez przewoźnika kolejowego systemu zarządzania bezpieczeństwem oraz zdolność spełniania przez niego wymagań bezpieczeństwa zawartych w technicznych specyfikacjach interoperacyjności i innych przepisach prawa wspólnotowego i prawa krajowego. Zgodnie z art. 17 e ust.1 ustawy o transporcie kolejowym warunkiem dopuszczenia przedsiebiorcy do korzystania z infrastruktury kolejowej jest posiadanie certyfikatu bezpieczeństwa.
Certyfikat bezpieczeństwa wskazuje rodzaj i zakres działalności prowadzonej przez przewoźnika kolejowego, rozumiany jako rodzaj wykonywanych przewozów (przewozy towarowe, pasażerskie czy wyłącznie manewry), ich zakładaną wielkość oraz wielkość danego podmiotu określaną liczbą zatrudnionych pracowników. Dokument ten składa się z:
- Części A: akceptującej system zarządzania bezpieczeństwem, która jest ważna na obszarze całej Unii Europejskiej; oraz
- Części B: akceptującej uregulowania przyjęte przez przewoźnika kolejowego w celu spełnienia wymagań niezbędnych do bezpiecznego wykonywania przewozów kolejowych na danej sieci kolejowej, która jest ważna tylko w kraju w którym została wydana.
Podkreślić należy, że o posiadaniu certyfikatu bezpieczeństwa można mówić wyłącznie w sytuacji w której dany podmiot posiada jego ważną części A i część B. Dysponowanie wyłącznie jedną z części certyfikatu nie uprawnia do uzyskania dostępu do infrastruktury kolejowej lub świadczenia usług trakcyjnych.
Certyfikat bezpieczeństwa jest wydawany przez Prezesa UTK na okres 5 lat oraz przedłużany co 5 lat, każdorazowo na wniosek przewoźnika kolejowego. W ślad za podziałem certyfikatu na część A i B, proces certyfikacji również przebiega dwuetapowo:
- Etap 1: obejmuje rozpatrzenie wniosku w sprawie wydania certyfikatu bezpieczeństwa w części A (art. 18c ust. 1 ustawy o transporcie kolejowym). Decyzja w sprawie wydania certyfikatu bezpieczeństwa w części A podejmowana jest przez Prezesa UTK w terminie trzech miesięcy od daty złożenia wniosku, o ile w procesie oceny nie zostaną ujawnione braki wymagające złożenia dodatkowych wyjaśnień.
- Etap 2: obejmuje rozpatrzenie wniosku o wydanie certyfikatu bezpieczeństwa w części B. Do tego postępowania zastosowanie ma ogólny przepis art. 35 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego, który określa miesięczny termin na realizację spraw, o ile w procesie oceny nie zostaną ujawnione braki wymagające złożenia dodatkowych wyjaśnień. Etap drugi procesu realizowany jest w ramach odrębnego postępowania administracyjnego, uruchamianego po zakończeniu etapu 1.
Jednocześnie należy mieć na uwadze, iż zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 6 października 2015 r. sprawie warunków oraz trybu wydawania, przedłużania, zmiany i cofania autoryzacji bezpieczeństwa, certyfikatów bezpieczeństwa i świadectw bezpieczeństwa (Dz. U. z 2015 r. poz. 1548) przedłużenia certyfikatów bezpieczeństwa dokonuje Prezes UTK na wniosek złożony przez właściwy podmiot, w terminie nie późniejszym niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności tych dokumentów.