Wzorcowy szablon DSU powstał na podstawie doświadczeń weryfikacji dokumentacji otrzymywanej przez UTK. DSU podlega zatwierdzeniu dla konkretnego przedsiębiorcy na typ pojazdu kolejowego bądź kilku typów pojazdów kolejowych, które są do siebie podobne budową oraz przeznaczeniem, posiadającym świadectwo dopuszczenia do eksploatacji typu pojazdu kolejowego bądź zezwolenie na dopuszczenie do eksploatacji na liniach kolejowych RP.
Urząd Transportu Kolejowego zachęca do przygotowywania dokumentacji systemu utrzymania z wykorzystaniem szablonu DSU. Przyczyni się to do wyeliminowania większości identyfikowanych nieprawidłowości i znacząco przyspieszy postępowanie administracyjne w sprawie zatwierdzenia DSU.
Warunkiem eksploatacji pojazdu kolejowego niepodlegającego obowiązkowi wpisu do Europejskiego Rejestru Pojazdów Kolejowych (EVR) jest posiadanie zatwierdzonej przez Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego dokumentacji systemu utrzymania pojazdu kolejowego.
Z wnioskiem o zatwierdzenie DSU mogą wystąpić przewoźnicy kolejowi, zarządcy infrastruktury, producenci, przedsiębiorcy zarządzający infrastrukturą i wykonujący przewozy w metrze, użytkownicy bocznic kolejowych i przedsiębiorcy wykonujący przewozy w obrębie bocznicy kolejowej.
Szczegółowe informacje na temat wzoru wniosku i procedury zatwierdzania DSU znajdują się na stronie: Wniosek o zatwierdzenie nowego wydania DSU i wygaszenie poprzedniej decyzji.
Nie ma obowiązku zatwierdzania dokumentacji systemu utrzymania dla pojazdów:
- przeznaczonych wyłącznie do użytku turystycznego nieporuszających się po sieci kolejowej,
- kolei wąskotorowych,
- przeznaczonych do użytku lokalnego oraz pojazdów historycznych nieporuszających się po sieci kolejowej,
- podlegających obowiązkowi wpisu do Europejskiego Rejestru Pojazdów Kolejowych (EVR).
Podmiot odpowiedzialny za utrzymanie pojazdu kolejowego (ECM) powinien zapewnić jego utrzymanie w sposób gwarantujący bezpieczną eksploatację zgodną z dokumentacją utrzymaniową, warunkami technicznymi eksploatacji pojazdów kolejowych określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 20 ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r. poz. 1984, z późn. zm.) oraz w TSI. Odpowiedzialność za stan techniczny pojazdów spoczywa na eksploatującym je podmiocie, czyli przewoźniku kolejowym lub zarządcy infrastruktury (użytkowniku bocznicy kolejowej).