Ostatnim etapem procesu inwestycyjnego najczęściej jest uzyskanie dokumentu zezwolenia na dopuszczenie do eksploatacji zmodernizowanej infrastruktury czy pojazdu kolejowego. Jednak dotrzymanie terminów kontraktowych może być utrudnione, jeżeli wniosek będzie niekompletny lub złożony zbyt późno . Konsekwencją tego może być konieczność zapłaty kar umownych, a nawet utrata dofinansowania ze środków europejskich. – Staramy się by decyzje były wydawane jak najszybciej, ale w każdym przypadku konieczne jest spełnienie wszystkich wymogów stawianych przez przepisy – informuje Ignacy Góra, Prezes UTK.
Urząd Transportu Kolejowego wydaje zezwolenie na dopuszczenie do eksploatacji po zbadaniu dokumentacji każdej sprawy. Dotyczy to zarówno wymagań formalnych, jak i spójności i kompletności zebranego materiału. Ponieważ dopuszczenie do eksploatacji może być procesem złożonym i długotrwałym, przepisy przewidują odpowiednie terminy na wydanie decyzji przez Prezesa UTK. - Terminy wydawania decyzji mogą wydłużyć się do maksymalnych przewidzianych w ustawie szczególnie pod koniec rozliczania perspektywy 2014 – 2020. Przewidujemy wtedy duży napływ wniosków i dlatego już teraz przypominam inwestorom o jak najszybszym składaniu dokumentów – apeluje Ignacy Góra.
Wydanie zezwolenia na dopuszczenie do eksploatacji typu pojazdu kolejowego następuje najpóźniej w dwa miesiące od złożenia przez wnioskodawcę całości niezbędnej dokumentacji. Uzyskanie zezwolenia na dopuszczenie do eksploatacji inwestycji infrastrukturalnej wymaga uwzględnienia miesiąca potrzebnego na prowadzenie postępowania wyjaśniającego. W przypadkach szczególnie skomplikowanych termin ten może się wydłużyć do dwóch miesięcy (nie licząc okresów na dokonanie czynności przez stronę). Odpowiedni dokument dopuszczenia można uzyskać jedynie po zebraniu całej wymaganej dokumentacji.