Reklamacje, skargi i wnioski dotyczące niewłaściwe wykonania umowy przewozu i jakości usług powinny być kierowane do przewoźnika kolejowego.
Zasady wnoszenia i rozpatrywania reklamacji są określone w § 4 rozporządzenia Ministra Transportu i Budownictwa z dnia 24 lutego 2006 r. w sprawie ustalenia stanu przesyłek i postępowania reklamacyjnego.
Według przepisów art. 27 rozporządzenia 1371/2007 adresat skargi ma obowiązek w ciągu miesiąca udzielić odpowiedzi lub określić termin jej udzielenia, nie dłuższy niż 3 miesiące.
Skargę na naruszenie przepisów rozporządzenia Nr 1371/2007/WE można wnieść do Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego dopiero po wyczerpaniu procedury reklamacyjnej u przewoźnika.
Skarga w szczególności powinna zawierać przedmiot skargi w zakresie naruszenia prawa pasażera w ruchu kolejowym, imię i nazwisko pasażera oraz adres wnoszącego. Skarga powinna być wniesiona na piśmie (lub ustnie do protokołu) z własnoręcznym podpisem pasażera.
Zgodnie z art. 14a ust. 5 ustawy o transporcie kolejowym do skargi należy dołączyć:
Skargi niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego pozostawia się bez rozpatrzenia (§ 8 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 8.01.2002 r – Dz.U. Nr 5 poz. 46).