W celu uzyskania jednorazowego zezwolenia na przejazd po infrastrukturze kolejowej na terytorium Polski pojazdu kolejowego niezbędne jest przedłożenie następujących dokumentów:

1. w stanie czynnym:

• Wniosek określający powód przeprowadzenia wnioskowanego pojazdu kolejowego, trasę przejazdu oraz termin planowanego przejazdu,
• Dane techniczne pojazdu - z podaniem numeru identyfikacyjnego,
• Dokumenty potwierdzające, że stan techniczny pojazdu jest właściwy, umożliwiający bezpieczny przejazd-dokumentacja pojazdu,
• Oświadczenie, że pojazd posiada badania typu, wydane przez upoważnioną/uprawnioną jednostkę badawczą w kraju ich właścicieli,
• Oświadczenie przewoźnika kolejowego informujące, że przejazd będzie przez niego realizowany, z zachowaniem obowiązujących przepisów bezpieczeństwa i zgodnie z zasadami i warunkami prowadzenia ruchu kolejowego w Polsce,
• Oświadczenie, że powyższy pojazd nie uczestniczył w wypadkach i katastrofach kolejowych,
• Uzyskaną przez przewoźnika kolejowego zgodę PKP PLK S.A., na przewóz przesyłki nadzwyczajnej w komunikacji krajowej/międzynarodowej,
• Opinię upoważnionej jednostki badawczej, w przypadku gdy dany pojazd będzie podlegał badaniom i jazdom testowym, niezbędnym do uzyskania dopuszczenia do eksploatacji,

  2. w stanie nieczynnym (zimnym):
 

• Wniosek określający powód przeprowadzenia wnioskowanego pojazdu kolejowego, trasę przejazdu oraz termin planowanego przejazdu,
• Dane techniczne pojazdu - z podaniem numeru identyfikacyjnego,
• Oświadczenie przewoźnika kolejowego informujące, że przejazd będzie przez niego realizowany, z zachowaniem obowiązujących przepisów bezpieczeństwa i zgodnie z zasadami i warunkami prowadzenia ruchu kolejowego w Polsce,
• Oświadczenie, że powyższy pojazd nie uczestniczył w wypadkach i katastrofach kolejowych,
• Uzyskaną przez przewoźnika kolejowego zgodę PKP PLK S.A., na przewóz przesyłki nadzwyczajnej w komunikacji krajowej/międzynarodowej,
• Opinię upoważnionej jednostki badawczej, w przypadku gdy dany pojazd będzie podlegał badaniom i jazdom testowym, niezbędnym do uzyskania dopuszczenia do eksploatacji,

Dołączone do wniosku dokumenty i informacje przedkłada się w oryginale i języku polskim, a pisma przewodnie oraz dołączane kserokopie dokumentów powinny
być podpisane / potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentacji zgodnie z aktualnym KRS/wpisem do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub mające pełnomocnictwo od wymienionych powyżej osób, przy załączeniu tego pełnomocnictwa wraz z dowodem dokonanej opłaty skarbowej za udzielone pełnomocnictwo.

Termin realizacji kompletnego wniosku wynosi ok. 14 dni.